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今日のテーマは【タスクの「ブラックボックス」を解消する。Microsoft Plannerがもたらしたタスク可視化】です。 

「Bさんのあのタスク、今どうなっていますか？」「Cプロジェクトの例の件、結局どなたがボールを持っていらっしゃるんでしょう…？」 

会議室の空気は、いつも決まって、どんよりと重たいものでした。フロアを見渡せば、特定のデスクだけ、夕方になってもキーボードを叩く音がカタカタと鳴り止まない。その一方で、業務の谷間なのか、手持ち無沙汰に時計を眺めているスタッフも散見されます。 

このアンバランス、この不透明さ。どうにかならないものか。 私たちの部署も、かつてはそんな根深い「タスクのブラックボックス」問題に、長らく頭を抱えていたのです。 

絶望的な更新漏れと「Excel」の呪縛 

私たちのチームがPlannerに出会う前、タスク管理の主役は、共有サーバーの奥深くに鎮座する巨大なExcelファイルでした。 

ファイル名は「タスク管理_v3_最終_（Bさん修正版）.xlsx」といった具合で、もはやどれが最新版なのか、ファイル名だけでは判別がつきません。 

この手法の最大の問題点は、リアルタイム性の欠如です。 当然ながら、同時編集は想定されておらず、誰かがファイルを開いていると、他のメンバーには無情にも「読み取り専用」の表示がされます。「後で更新しよう」と思っているうちに、更新そのものを忘れてしまう。 

「あのタスク、進捗リスト上は『未着手』ですけれど、実際はもう終わっていますよね？」 「申し訳ありません、Excelを更新し忘れていました…」 

そんな会話が、週明けのミーティングで虚しく響くのです。これでは、管理しているとは到底言えない状態でした。 

驚くべきシンプルさと「見える化」への第一歩 

そんな折、私たちが既に契約していたMicrosoft 365の中に、「Planner」というツールが含まれていることに、ふと気が付きました。実のところ、追加コストはゼロだったのです。 

「また新しいツールを覚えるのか…」 

正直なところ、導入当初、F部長をはじめとする一部のメンバーは懐疑的でした。しかし、その懸念はすぐに払拭されます。 

Plannerの基本構造は、驚くほどシンプルでした。 「プラン」（プロジェクトや部署に該当）を作り、その中に「バケット」（「未着手」「作業中」「レビュー中」「完了」などの工程）を作成します。そして、個々のタスクを「カード」として作成し、担当者や期限を設定していく。 

まるでデジタルな付箋（ふせん）を、ホワイトボード上でペタペタと貼り替えるような感覚。 この直感的な操作性こそが、Excel管理に疲弊していた私たちにとって、まさに「一筋の光」となったのです。 

感動的な「誰が・何を・いつまで」の透明化 

Planner導入後、私たちの業務風景は一変しました。特に劇的な変化が見られたのは、あの重苦しかった週次の進捗会議です。 

以前は、マネージャーがExcelを睨みながら「Tさん、あの件は？」と個人を詰問するような、一種の「吊し上げ」に近い形になりがちでした。 

しかし、今は違います。 全員でPlannerのボード画面（カンバン）を画面に映し出しながら、会話が進みます。 

マネージャー: 「この『新機能デザイン案作成』タスク、Sさん担当で期限が明日ですね。進捗はいかがですか？」 Sさん: 「はい、今しがた『レビュー中』のバケットに移動しました。Kさんに確認依頼のコメント済みです」 Kさん: 「承知しました。本日中に確認してフィードバックします」 

誰が、どのタスクを、いつまでに実行するのか。 それが、プロジェクトに関わる全員の共通認識となりました。タスクは個人の頭の中にあるのではなく、「場」に置かれるようになったのです。 

もはや「言った言わない」「聞いた聞いていない」といった、不毛な議論は発生しません。すべての履歴がカードに記録されているのですから。 

衝撃的な負荷の偏りと「最適配分」への道 

さて、タスクの可視化が進むと、次に見えてきたのは「ある事実」でした。 それは、特定のスタッフへの業務集中です。 

多くの組織がそうであるように、「仕事ができる人」や「断れない人」にタスクが雪崩のように押し寄せる傾向が、私たちの部署にもありました。本人は「自分がやった方が早い」と抱え込み、マネージャーも「彼（彼女）に任せておけば安心だ」と、その状態を半ば黙認してしまいます。 

しかし、Plannerはその「見えざる負荷」をも白日の下に晒しました。 Plannerには「グラフ」ビューという機能があり、メンバー別のタスク状況を自動で集計してくれます。 

ある日の定例会で、私たちはそのグラフを目の当たりにしました。 

取得方法: Plannerの「グラフ」タブから「担当者」別の残タスク数を参照。 

計算式（というより実態）: 

Nさん: 残タスク 15件（うち「遅延」3件） 

Oさん: 残タスク 2件 

Sさん: 残タスク 1件 

結果: マネージャー陣は愕然としました。Nさんに業務が極端に集中している事実が、誰の目にも明らかになったのです。 

もちろん、「タスクの件数だけでは、仕事の本当の重さ（工数）は測れない」という反論もあるでしょう。確かにその通りです。 

とはいえ、この客観的なデータは、私たちに強烈な「気づき」を与えました。重要なのは、まず「偏りがあるかもしれない」という仮説を、データ（事実）に基づいて共有することでした。 

このグラフを基に、「Nさんの『資料作成A』タスクは、工数が比較的軽いものなので、Tさんに手伝ってもらおう」「Aさんは今手が空いているから、次のプロジェクトの準備をお願いしよう」といった、具体的なリソース調整が、感情論ではなく根拠を持って行えるようになりました。 

特定のスタッフへの集中を防ぎ、柔軟に対応できる体制。これこそが、私たちが目指していた姿です。 

「うっかり忘れてた」がゼロになる安心感 

そしてもう一つ、地味ながらも強力な変化があります。 それは、「タスクの抜け漏れ」が撲滅されたことです。 

タスクには期限がつきものです。そして、残念ながら、人は忘れる生き物です。 Plannerは、期限が近づいたり、過ぎたりすると、担当者に自動で通知（メールやTeams連携）を送ってくれます。 

これは、まるで優秀な秘書が「Cさん、例のレポートの締め切りは明日ですよ」と、そっと耳打ちしてくれるかのようです。 

これにより、「うっかり忘れていた」という、最も避けたいヒューマンエラーは劇的に減少しました。担当者が設定されていない「宙に浮いたタスク」も、ボードを見れば一目瞭然です。実のところ、複数のプロジェクトを掛け持つ私自身も、このリマインダー機能に日々助けられています。 

未来へ向かうための「次の一歩」 

Microsoft 365 Plannerの導入は、私たちの部署にとって、単なるツール変更ではありませんでした。それは、「仕事の進め方」そのものを根本から見直し、組織の「透明性」を高める挑戦だったのです。 

もちろん、ツールを導入しただけで、すべてが即座に解決するわけではありません。 

タスクを適切な粒度に分割するスキル。メンバーの負荷状況をデータで把握し、調整するマネジメント。そして何より、「お互いの状況をオープンにし、助け合う」という文化。これらを継続的に磨き続ける必要があります。 

しかし、もし御社がかつての私たちのように、タスクの「ブラックボックス」に深く悩んでいるのなら。 もし、特定の誰かの献身や犠牲の上に、日々の業務がギリギリで成り立っている（かもしれない）と感じているのなら。 

まずは、その状況を「見える化」することから始めてみませんか。 

Plannerは、そのための驚くほど強力なパートナーとなってくれることでしょう。あなたのチームの「明日」をより良く変える一歩を、今、共に踏み出しましょう。 

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