オフィスの新築には数千万円から数億円、リニューアルや移転の場合でも数百万円から数千万円規模の費用がかかります。企業にとって、数年に一度の大きな投資を伴う重要なプロジェクトと言えるでしょう。
経営者は投資に見合った成果を期待し、社員も新しいオフィス環境に大きな期待を寄せています。しかし実際のオフィスづくりでは、次のような課題が発生するケースが少なくありません。

〈経営者サイド〉

・何度要望を伝えても、理想とするオフィスプランにならない
・投資効果を感じられる提案が出てこない

〈社員サイド〉

・打ち合わせを重ねて作成したプランが経営陣から差し戻されてしまった
・予算や工期、スペースの制約があり、要望をすべて実現することが難しい

その結果、工期が迫る中で十分な検討ができず、妥協した内容でオフィスづくりを進めてしまうケースもあります。
こうした課題を解決するために重要なのが、「オフィスづくりのコンセプト」を明確にすることです。今回は、コンセプトを定めることで理想のオフィスづくりを実現する方法についてご紹介します。オフィスの新築・移転・リニューアルに携わる方に参考にしていただける内容です。

① オフィスづくりのコンセプトとは？

オフィスづくりのコンセプトとは、「理想のオフィスを実現するための一貫した考え方」のことです。コンセプトを定めたうえでプロジェクトを進めることで、次のようなメリットがあります。

１．優先順位が明確になり、意思決定の基準になる
２．実現後のイメージを共有しやすくなり、関係者を巻き込みやすくなる
３．目指すオフィス像を具体的に共有できる

コンセプトがあることで、経営者やプロジェクト責任者が実現したいオフィスの方向性を関係者全員に共有しやすくなります。
また、予算やスペースの都合で取捨選択が必要になった場合でも、コンセプトを基準に判断することで迷いが少なくなります。結果として、オフィスづくりがスムーズに進み、関係者の納得感も高まります。

② オフィスづくりのコンセプト事例

オフィスづくりのコンセプトは、企業の経営課題や目指す方向性によって異なります。

・コミュニケーションが活性化するカフェ風オフィス
・部門間連携によって新たな価値を生み出すコラボレーションオフィス
・出社したくなるリビングオフィス
・アイデアが生まれやすいリフレッシュ＆リラックス空間
・イノベーションを促進するアウトドアオフィス

このように、企業ごとに最適なコンセプトは異なります。自社の課題や将来像を踏まえながら、プロジェクトメンバーで検討していきましょう。

③ オフィスづくりのコンセプトの作り方

オフィスづくりのコンセプトは、次のような流れで決めていきます。

１）モデルオフィスを視察する。
２）現状を把握する。
３）トップビジョンを共有する。
４）新オフィスのアイデアを出し合い、優先事項を整理する。
５）コンセプトとして言語化する。

詳細を説明していきます。

１）モデルオフィスを視察する

他社のオフィスを見る機会は意外と多くありません。特に内勤の社員の場合は、他社オフィスに足を運ぶ機会が少ない傾向があります。
実際のオフィスを見ないまま新オフィスを検討しても、具体的なイメージを持つことが難しくなります。モデルオフィスを見学することで、取り入れたいレイアウトやデザイン、働き方のヒントを得ることができます。
当社ではモデルオフィスへのご案内もサポートしておりますので、参考となるオフィスを見学したい場合はお気軽にご相談ください。

２）現状を把握する

社員アンケートやヒアリングを実施し、現在のオフィス環境や働き方の課題、新オフィスへの要望を把握します。
部署や役職、年齢によって感じている課題は異なるため、一部のメンバーだけで決めるのではなく、幅広く意見を集めることが大切です。
当社では、Webアンケートを活用した全社員アンケートのサポートも行っています。

３）トップビジョンを共有する

オフィスは一度整備すると長期間利用することになります。そのため、現在だけでなく将来を見据えた検討が必要です。
例えば、
・今後の人員計画をどう考えているか？
・事業モデルをどのように発展させていくか？
・将来的にどのような働き方を目指すのか？
・どの事業部が成長していく見込みなのか？
といった視点が重要になります。

こうした中長期的な視点は経営陣が最も把握しているため、トップビジョンをプロジェクトメンバーへ共有することが重要です。
トップビジョンに沿ってオフィスづくりを進めることで、将来の会社の方向性とズレたオフィスになってしまうことを防ぐことができます。

４）新オフィスのアイデアを出し合い、特に実現したいことを決める

プロジェクトメンバーで自由にアイデアを出し合います。この段階では否定せず、多様な意見を受け入れることが大切です。
例えば、
・フリーアドレスを導入してコミュニケーションを活性化したい
・エントランスで会社の歴史や強みを発信したい
・部屋名に行動指針を取り入れたい
・会議室をWeb会議対応にしたい
・社内交流が生まれるスペースを設けたい
・Web会議専用ブースを設置したい
・採用力向上につながる空間にしたい
といったアイデアが挙げられます。

アイデアが出揃ったら内容ごとに整理し、その中から優先的に実現したい項目を選定します。

５）コンセプトに落とし込む

優先度の高いアイデアをもとに、オフィスづくりのコンセプトを作成します。特に実現したいアイデアの中に、コンセプト作成のヒントがあります。

・シンプルで分かりやすい
・実現した姿を想像しやすい
・実現可能性がある
・完成後のオフィスを具体的にイメージできる

これらを意識しながら、自社らしいコンセプトを言語化していきましょう。

オフィスづくりにおいてコンセプトは非常に重要な役割を果たします。コンセプトが明確になることで、設計会社や施工会社も企業の考えを理解しやすくなり、理想に近い提案がしやすくなります。
また、コンセプトを検討する過程そのものが、会社の将来像や経営者の想いを共有する機会にもなります。
これからオフィスの新築・移転・リニューアルを検討される際は、まずコンセプトづくりからスタートしてみてはいかがでしょうか。